Prowadzenie własnej firmy wiąże się z wieloma zobowiązaniami, których należy dopełnić. W większości przypadków konieczne jest m.in. wynajęcie odpowiedniej przestrzeni biurowej, dopasowanej do potrzeb naszych pracowników. Aby dobrać odpowiednią lokalizację, należy uwzględnić wiele czynników, takich jak nasze potrzeby, profil naszej działalności, ilość osób przebywających na co dzień w biurze, dostęp do mediów, dostęp do parkingu, czy bliskość środków komunikacji. Jednym z ważniejszych elementów jest także powierzchnia, czyli metraż naszego biura. Jak dobrać go tak, by zapewniał nam wygodę i komfort? I o czym należy pamiętać? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym artykule.
Powierzchnia, której naprawdę potrzebujesz
Wynajęcie powierzchni biurowej to konieczny, jednak dość duży wydatek. Nic więc dziwnego, że decyzja o tym, jaką lokalizację wybrać powinna być starannie przemyślana. Głównym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę jest dopasowanie metrażu do rzeczywistych potrzeb naszej firmy. Z jednej strony, powierzchnia powinna być na tyle duża, by zapewniać wygodę i swobodne przemieszczanie się wszystkich pracowników. Z drugiej strony nie musi być to biuro „na wyrost”, w którym płacimy za puste, nieużywane pokoje. Warto dodać, że kwestia ta jest coraz istotniejsza w dobie pracy zdalnej, gdy wielu pracowników decyduje się na wykonywanie obowiązków w zaciszu własnego domu.
Przepisy prawne – co warto wiedzieć?
Pod uwagę należy wziąć regulacje prawne dotyczące ilości metrów kwadratowych powierzchni biurowej, która powinna przypadać na jednego pracownika. Potrzebne informacje znajdują się m.in. w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z tą ustawą metraż powinien zapewniać pracownikom bezpieczeństwo i możliwość poprawnego wykonywanie swoich obowiązków.
Według obowiązujących w Polsce przepisów każdy pracownik powinien mieć zapewnione około 5 m² na powierzchnię biurową pracy, a także co najmniej 2 m² na wolną powierzchnię biurową podłogi. Łączny metraż przypadający na jednego pracownika to więc około 7 m². Analogicznie na dwie osoby przypada 14 m², na trzy 21 m², a na cztery 28 m². Co ważne, jeśli w praktyce okaże się, że ze względu na profil działalności naszej firmy powierzchnia ta jest niewystarczająca, należy ją zwiększyć.
Dodatkowo warto pamiętać, że wymagane są:
- co najmniej 2 m² na osobę w sali konferencyjnej,
- 1 m² na dodatkową powierzchnię np. dla projektantów na tworzenie i wyjaśnianie rysunków,
- 2 m² na inny rodzaj monitora lub ekranu (1 m² w przypadku monitora płaskiego).
Warto więc zastanowić się jakie rozwiązanie będzie najkorzystniejsze w naszej sytuacji. Pamiętajmy, że komfort pracowników jest nie do przecenienia i przekłada się na ich efektywność i osiągane rezultaty. Dodatkowe pytania, które warto rozważyć przed podjęciem ostatecznej decyzji to:
- Czy wolimy bardziej przestronne miejsce pracy, które daje możliwość swobodnego przemieszczania?
- A może wolimy by współpracownicy znajdowali się w bliżej siebie?
- Czy naszej firmie niezbędna jest osobna powierzchnia socjalna, w tym kuchnia, czy recepcja?
- A może chcemy dzielić tę przestrzeń z innymi najemcami?
